Graphic Recording am Kongress – so läuft es ab

Ein Kongress ist ein Ort voller Energie. Vorträge, Diskussionen, Workshops – Ideen prallen aufeinander, Wissen wird geteilt, Entscheidungen angebahnt. Und am Ende des Tages? Bleibt oft weniger hängen, als man sich erhofft hatte.

Genau hier setzt Graphic Recording an. Es macht sichtbar, was sonst im Rauschen untergeht. Aber wie läuft das eigentlich ab, wenn ein Graphic Recorder an einem Kongress dabei ist? Was passiert vor, während und nach dem Event? Dieser Artikel gibt dir einen ehrlichen Einblick – von der Vorbereitung bis zum fertigen Bild.

Vor dem Kongress: Vorbereitung ist alles

Gutes Graphic Recording beginnt lange bevor der erste Referent das Mikrofon in die Hand nimmt. In einem Vorgespräch lerne ich das Thema, die Ziele und den Kontext des Kongresses kennen. Was soll am Ende hängenbleiben? Welche Botschaften sind zentral? Gibt es Fachbegriffe, die ich kennen sollte?

Diese Informationen fliessen in eine visuelle Vorbereitung ein: Ich skizziere mögliche Symbole, Metaphern und Begriffe, die wahrscheinlich auftauchen werden. Das ist keine Einschränkung – sondern eine Grundlage, die mir im Moment selbst die Hände freihält, um wirklich zuhören zu können.

Auch die Logistik wird geklärt: Wo wird das Papier aufgehängt? Wie gross ist die Fläche? Sehen die Teilnehmenden das Bild während des Kongresses oder erst am Schluss? All das beeinflusst, wie ich arbeite.

Während des Kongresses: Zuhören, filtern, zeichnen

Dann beginnt der eigentliche Einsatz – und er ist intensiver, als viele denken.

Ich stehe (oder sitze) seitlich oder hinter dem Plenum, gut sichtbar, aber nicht im Weg. Vor mir: eine grosse Papierfläche, Marker in verschiedenen Farben und Stärken. Und dann höre ich zu.

Graphic Recording ist keine Protokollführung. Es geht nicht darum, alles festzuhalten – sondern das Wesentliche. Ich filter in Echtzeit: Was ist ein roter Faden? Was ist eine Schlüsselaussage? Welches Bild trifft den Kern einer Idee besser als zehn Wörter?

Parallel dazu entsteht das Bild. Schritt für Schritt, manchmal sehr schnell, manchmal mit bewussten Pausen. Farben helfen, Themen zu gliedern. Pfeile zeigen Zusammenhänge. Symbole machen abstrakte Konzepte greifbar.

Was viele überrascht: Das Bild wirkt bereits während es entsteht. Teilnehmende schauen immer wieder hin, nicken, zeigen mit dem Finger. Das Graphic Recording wird zum stillen Kommentar – und manchmal zum Gesprächsstarter.

Pausen und Interaktion: Mehr als ein Wandbild

An vielen Kongressen gibt es Momente, in denen das Bild zur Mitte wird. In der Kaffeepause stehen Gruppen davor und diskutieren, was sie sehen. Jemand entdeckt die eigene Aussage – festgehalten und sichtbar gemacht. Das erzeugt etwas, das kein Protokoll je leisten kann: ein Gefühl von „wir waren da, wir haben das gemeinsam erarbeitet."

Manchmal werde ich auch aktiv eingebunden – etwa wenn ich kurz erkläre, was ich festgehalten habe, oder wenn Teilnehmende ihre Ergänzungen einbringen dürfen. Das verwandelt das Bild von einem Resultat in einen lebendigen Prozess.

Nach dem Kongress: Das Bild bleibt

Am Ende eines Kongresstages hängt ein Bild an der Wand, das einen ganzen Tag in sich trägt. Manchmal mehrere Bilder – je nach Umfang des Events.

Was dann passiert, hängt von den Wünschen des Auftraggebers ab. Das Original geht oft direkt ans Unternehmen – gerahmt, in einen Meetingraum gehängt, als Erinnerung und Orientierung zugleich. Zusätzlich liefere ich hochaufgelöste digitale Scans, die für Newsletter, interne Kommunikation oder Social Media genutzt werden können.

Das Bild arbeitet weiter, lange nachdem der Kongress vorbei ist. Es wird geteilt, gezeigt, erklärt. Und es erinnert – nicht nur daran, was gesagt wurde, sondern auch daran, wie es sich angefühlt hat.

Für wen lohnt sich Graphic Recording am Kongress?

Für Organisatoren, die möchten, dass ihr Event nachwirkt. Für Unternehmen, die komplexe Themen greifbar machen wollen. Für Teams, die gemeinsam gedacht haben – und dieses Denken festhalten möchten.

Graphic Recording ist kein Dekorationselement. Es ist ein Werkzeug – für Klarheit, für Erinnerung, für Verbindung.

Du planst einen Kongress und fragst dich, ob Graphic Recording passen könnte? Ich freue mich auf das Gespräch.

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Gianni Fabiano ist Graphic Recorder und Visual Facilitator. Mit brandSTIFT begleitet er Kongresse, Workshops und Strategieprozesse – und macht Denken sichtbar.